RoPA / verwerkingsregister (Awesum supportportal)
Laatst bijgewerkt: 24-04-2026
Dit overzicht beschrijft de belangrijkste verwerkingen binnen het platform. Het register wordt bijgewerkt bij nieuwe features, integraties of wijzigingen in datastromen.
1. Klantaccount en authenticatie
- Doel: veilige toegang tot het clientportal en adminomgeving.
- Betrokkenen: klantgebruikers en interne beheerders.
- Data: e-mail, wachtwoordhash, 2FA-instellingen, sessiegegevens, login-audit.
- Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang (beveiliging).
- Ontvangers: Awesum en hosting/subverwerkers.
- Bewaartermijn: zolang account actief is, daarna volgens bewaarbeleid.
2. Bedrijfs- en facturatiegegevens
- Doel: opstellen van facturen en correcte klantadministratie.
- Betrokkenen: contactpersonen bij klanten.
- Data: bedrijfsnaam, contactpersoon, factuur e-mail, adres, btw- en kvk-nummer, telefoon.
- Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst, wettelijke administratieplicht.
- Ontvangers: Awesum, Stripe (voor betalingsverwerking en factuurkoppeling).
- Bewaartermijn: conform fiscale bewaartermijnen.
3. Ticketing en supportcommunicatie
- Doel: behandelen van supportvragen en terugkoppeling aan klant.
- Betrokkenen: klantgebruikers, supportmedewerkers.
- Data: ticketberichten, statusupdates, bijlagen, tijdsregistraties, notificatiegeschiedenis.
- Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst.
- Ontvangers: Awesum supportteam, klantgebruikers met toegang.
- Bewaartermijn: operationeel noodzakelijk en volgens bewaarbeleid.
4. Strippenkaart- en urenadministratie
- Doel: inzicht in besteed saldo, uurupdates en billing op 15-minutenbasis.
- Betrokkenen: klantcontacten.
- Data: saldo, verbruik, tijdlogs, omschrijvingen, gekoppelde ticketnummers.
- Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst.
- Ontvangers: Awesum finance/support en klantgebruikers in portal.
- Bewaartermijn: conform contract en financiële administratieplicht.
5. Betalingen en facturatie via Stripe
- Doel: afhandeling betalingen, genereren factuurinformatie en payment status.
- Betrokkenen: klantcontacten en bedrijfsaccounts.
- Data: klantreferenties, bedrijfsnaam/contact op factuur, betaalstatus, factuurlinks.
- Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst, wettelijke administratieplicht.
- Ontvangers: Stripe en Awesum financeprocessen.
- Bewaartermijn: conform wettelijke bewaarplicht en contractuele noodzaak.
6. E-mailnotificaties en communicatie
- Doel: operationele communicatie over accounts, tickets, uren, facturen en beveiliging.
- Betrokkenen: klantgebruikers en admins.
- Data: e-mailadres, template-inhoud, verzendstatus, tijdstempels.
- Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang (continuiteit dienstverlening).
- Ontvangers: geadresseerden, geconfigureerde notificatieadressen, mailprovider(s).
- Bewaartermijn: beperkt tot operationele en auditdoeleinden.
7. Beveiliging, logging en incidentafhandeling
- Doel: detectie misbruik, foutanalyse, incidentrespons en audittrail.
- Betrokkenen: alle gebruikers van platformfuncties.
- Data: technische logs, foutmeldingen, auth-events, admin-acties.
- Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (beveiliging en betrouwbaarheid).
- Ontvangers: Awesum beheer/security rollen en relevante leveranciers.
- Bewaartermijn: volgens bewaarbeleid en proportionaliteit.
8. Governance
- RoPA-review bij relevante releasewijzigingen.
- Minimaal halfjaarlijkse check op juistheid van verwerkingsdoelen, ontvangers en bewaartermijnen.
- Wijzigingen worden afgestemd met operationele en juridische verantwoordelijken.